Human Resource Management
การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
(Recruitment And Selection)
วัตถุประสงค์
1. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมรู้และเข้าใจกระบวนการของการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรที่เหมาะสมกับวิสาหกิจ SMEs
2. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมรู้และเข้าใจปัญหาที่แท้จริงในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรของวิสาหกิจ SMEs และสามารถให้คำแนะนำถึงแนวทางที่เหมาะสมได้
3. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมเรียนรู้วิธีการและกระบวนการคัดเลือกทั้งที่เป็นหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล และหน้าที่ของหน่วยงานอื่น จนสามารถให้คำปรึกษาและแนะนำถึงวิธีการที่เหมาะสมกับแต่ละวิสาหกิจได้
4. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรม เรียนรู้วิธีการประเมินผล และออกแบบการประเมินผลการ
ทดลองงาน ให้สามารถคัดเลือกบุคลากรที่มีความสามารถที่แท้จริงไว้กับวิสาหกิจได้
แบบทดสอบก่อนเข้าสู่บทเรียนคำชี้แจง ขอให้ผู้เข้ารับการอบรมตอบคำถามตามความเข้าใจก่อนที่จะเริ่มศึกษาเนื้อหาในบทและส่งคำตอบทาง E-mail ที่วิทยากร
คำถาม
1. ปัญหาเกี่ยวกับการสรรหาที่มักเกิดขึ้นในธุรกิจ SMEs มีอะไรบ้าง และท่านมี
แนวทางในการให้คำปรึกษาแนะนำอย่างไร
2. ปัญหาเกี่ยวกับการคัดเลือกที่มักเกิดขึ้นในธุรกิจ SMEs มีอะไรบ้างและท่านมีแนวทาง
ในการให้คำปรึกษาแนะนำอย่างไร
การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
(Recruitment And Selection)
การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร เป็นหน้าที่พื้นฐานที่สำคัญของหน่วยงานที่รับผิดชอบงานด้านทรัพยากรบุคคล เนื่องจากการสรรหาและการคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงานเป็นงานที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวในการดำเนินงานขององค์กร ดังนั้นขั้นตอนและวิธีการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรจึงต้องดำเนินการอย่างจริงจัง มีหลักเกณฑ์และยุติธรรม เพื่อให้ได้บุคลากร ที่มีความเหมาะสมกับงานที่องค์กรต้องการมากที่สุดเข้ามาร่วมงาน
Human Resource Management
การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
การสรรหาบุคลากร (Recruitment) หมายถึง กระบวนการในการ
ค้นหาบุคคลที่มีความเหมาะสมกับตำแหน่งที่องค์กรต้องการจากแหล่งต่างๆให้สนใจสมัครเข้าร่วมงานกับองค์กร โดยผู้มีหน้าที่ในการสรรหาบุคลากรจะต้องเข้าถึงแหล่งที่มาของบุคลากร ดึงดูดบุคลากรที่มีศักยภาพเหมาะสมกับงานให้เกิดความสนใจที่จร่วมงานกับองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพภายใต้ข้อจำกัดของระยะเวลาและค่าใช้จ่ายโดยทั่วไปธุรกิจ SMEs จะทำการสรรหาพนักงานก็ต่อเมื่อ
• มีพนักงานลาออก
• ปริมาณงานเพิ่มขึ้น (Order เข้ามามาก)
• ตามคำร้องขอจากสายงานการผลิต หรือสายงานหลัก
• ต้องการขยายธุรกิจ
• ต้องการเพิ่มยอดขาย
• งานไม่ได้คุณภาพ (คิดว่าคนเก่าไม่เก่ง รับคนใหม่มาเพิ่ม)
• ต้องการใช้เครื่องมือหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ
การสรรหาจะกระทำโดยไม่มีการวางแผนการสรรหาไว้ล่วงหน้าจะดำเนินการเพื่อแก้ปัญหาหรือตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้น
การวางแผนในการสรรหา (Recruitment Planning)
หลังจากที่องค์กรมีความต้องการกำลังคน และได้มีการวิเคราะห์ความต้องการกำลังคนแล้วในการที่จะสรรหาบุคคลมาแทนในตำแหน่งที่ว่าง หรือมีทดแทนอัตรากำลังคนเนื่องจากมีการขยายหน่วยงานออกไป หรือปริมาณงานเพิ่มขึ้น หน่วยงานที่รับผิดชอบในการสรรหาบุคคล จะต้องวางแผนการสรรหาบุคคล โดยมีการพิจารณาเกี่ยวกับเทคนิควิธีการสรรหาที่จะเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้สามารถสื่อข้อความไปถึงกลุ่มบุคคลที่บริษัทต้องการได้โดยตรงมากที่สุด นอกจากการวางแผนการสรรหาแล้วยังรวมความไปถึงการพิจารณาไปถึงแหล่งที่จะไปทำการสรรหาอีกด้วยโดยทั่วไปการสรรหาบุคลากรมักถูกพิจารณาเพียงด้านเดียวเท่านั้นคือ องค์กรสรรหาบุคลากรที่ต้องการ แต่ในทางปฏิบัติผู้สมัครก็จะสรรหาองค์กรที่ผู้สมัครต้องการด้วยเช่นกัน ซึ่งเงื่อนไขดังกล่าวนี้ต้องอยู่ภายใต้สภาพการณ์,เวลาที่เหมาะสมและตรงกันระหว่างบริษัทและผู้สมัครด้วย
Human Resource Management
การสรรหาบุคลากรจะต้องมีองค์ประกอบ 3 ด้านคือ
1. ต้องมีการสื่อสาร เช่น การโฆษณารับสมัคร การติดประกาศที่บริษัท และแหล่งต่างๆ
การสื่อสารผ่านพนักงานในบริษัท ฯลฯ
2. ผู้หางานต้องมีบุคลิกภาพและทักษะตรงกับความต้องการในตำแหน่งงานนั้น
3. ผู้หางานต้องมีแรงจูงใจที่จะสมัครงาน
การสรรหาบุคคลจะมีประสิทธิภาพได้นั้น ผู้บริหารงานบุคคลควรทราบถึงรายละเอียดของงานในตำแหน่งที่จะสรรหาเสียก่อน โดยทำการวิเคราะห์งานในองค์กร อันเป็นกระบวนการพื้นฐานที่ทำให้ทราบข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับรายละเอียดของงานในตำแหน่งที่จะสรรหา และทราบถึงระดับของทักษะที่ผู้สมัครควรจะมี ผลจากการวิเคราะห์งานจะนำมาจัดทำคำบรรยายลักษณะงาน ซึ่งเป็นข้อความที่ประกอบด้วยรายละเอียดของงาน สภาพแวดล้อมในการทำงานและเงื่อนไขในการจ้างงาน ในรายละเอียดใบกำหนดหน้าที่งานจะทำให้ทราบว่าควรจะสรรหาบุคคลอย่างไรและจากแหล่งใด จากนั้นจึงระบุคุณสมบัติเฉพาะของงาน ข้อความที่แสดงคุณสมบัติขั้นต่ำที่จะพึงรับได้ของบุคลากรที่จะทำงานนั้นอย่างได้ผลตามที่ต้องการ คุณสมบัติขั้นต่ำดังกล่าวได้แก่ ความรู้ ความชำนาญ และความสามารถในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แล้วจึงดำเนินการสรรหาเพื่อให้ได้บุคคลที่มีคุณลักษณะตรงตามเป้าหมาย หรือความต้องการขององค์กรนั้นๆ
เนื่องจากการวางแผนกำลังคนมีความสำคัญกับหลายระดับงาน ดังนั้นจึงต้องเริ่มต้นจากการวางแผนการสรรหาบุคลากร ซึ่งประกอบด้วย 3 องค์ประกอบที่ต้องพิจารณา คือ เวลา เงิน และจำนวนพนักงานที่ต้องการกับอัตราการจ้างที่กำหนด โดยใช้สถิติพื้นฐานในการประเมิน คือ จำนวนคนที่ต้องการจ้างในเวลาที่กำหนดซึ่งเป็นวิธีการหาสัดส่วนการจ้างงานที่ง่ายที่สุด และเป็นการใช้หลักและประสบการณ์การสรรหาบุคลากรที่ผ่านมาช่วยในการพิจารณา ถ้าข้อมูลเหล่านี้ถูกต้องแล้วจะไม่เกิดปัญหาเรื่องสัดส่วนจำนวนคนและเวลาที่ใช้ในการสรรหาบุคลากร เพราะสามารถสร้างแนวโน้มและประเมินกำลังคนที่เหมาะสมได้ โดยสรุปเปรียบเทียบกับสภาวะตลาดแรงงาน วิธีการหาอัตราส่วนกำลังคน (Yield Ratios) คือ อัตราส่วนจำนวนใบสมัครที่คัดเลือก , อัตราส่วนจำนวนคนที่เรียกมา
สัมภาษณ์ , อัตราส่วนจำนวนคนที่มาสัมภาษณ์ , อัตราส่วนจำนวนคนที่บริษัทเสนอจ้างงานในช่วงระยะเวลาหนึ่ง อีกวิธีหนึ่งของการหาข้อมูลที่จะนำไปวางแผนการสรรหาบุคลากร คือ ข้อมูลของช่วงเวลาสรรหาบุคลากร (Time-lapse data) เช่น การขยายเวลาของการเสนอข้อตกลงแก่ผู้สมัคร , การรับเข้าทำงาน และระบบเงินเดือน ถ้าไม่มีข้อมูลเดิมสนับสนุน ก็จำเป็นต้องใช้การคาดเดาหรือตั้งสมมติฐานและวัดผลการทดสอบตามขั้นตอนการปฏิบัติงานของแผนการสรรหาที่ปฏิบัติจริง
การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
การสรรหาพนักงานและการวิเคราะห์ต้นทุน (Staffing Recruitment & Cost Analysis)
ในการประเมินระยะเวลาในการสรรหาอยู่ที่พื้นฐานของประสบการณ์
การสรรหาที่ผ่านมาของผู้สรรหา อย่างไรก็ตามควรที่จะพิจารณาถึงปัจจัยหลายๆ
ด้านก่อนที่แผนงานจะเสร็จสมบูรณ์สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาคือต้นทุนการวิเคราะห์ตลาดแรงงานภายนอกจากแหล่งสรรหาบุคคล จะมีลักษณะเช่นเดียวกับการวิเคราะห์ความต้องการบุคลากรของบริษัทคู่แข่ง สภาพแวดล้อมต่างๆ ถูกนำมาประเมินเพื่อที่จะศึกษาถึงข้อได้เปรียบขององค์กร ข้อความต่างๆ จะถูกนำมาประเมิน รวมทั้งปัจจัย
ทางภูมิศาสตร์ , ที่ตั้งขององค์กร , ค่าครองชีพ , ที่พักอาศัย , ความใกล้เคียงศูนย์การค้า , โรงเรียนมัธยม และโรงเรียนท้องถิ่น และอื่นๆ ที่เท่าเทียมกันโดยรวมแล้วองค์กรควรที่จะใช้ประโยชน์จากปัจจัยพิเศษอื่นๆ ที่มีแนวโน้มที่จะดึงดูดผู้สมัครเช่น ภาพพจน์ขององค์กร ข้อมูลต่างๆ เหล่านี้จะเป็นประโยชน์ในการพัฒนากลยุทธ์การสรรหาต่อไป
ในอนาคตและเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับการประเมินผลการสรรหาและยังเป็นสมมติฐานที่ทดสอบได้เกี่ยวกับคู่แข่งขององค์กร หรือข้อมูลที่มีอยู่เกี่ยวกับการสรรหาเมื่อนำปัจจัยเหล่านี้มาพิจารณาYield ratios และ Time – lapse data เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประเมินการสรรหาพนักงานและระยะเวลาที่ใช้ในการวางแผนการสรรหาจะสมบูรณ์ได้ก็ต่อเมื่อต้นทุนของกลยุทธ์ที่ใช้ในการสรรหารวมทั้งการวิเคราะห์อย่างรอบคอบถึง ค่าใช้จ่ายจากแหล่งต่างๆ เพื่อป้องกันการเกิดสิ่งไม่คาดฝันที่จะเกิดขึ้นในภายหน้าโดยสรุป การวิเคราะห์ต้นทุน (Cost) เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการพิจารณาว่าที่ไหน เมื่อไหร่และอย่างไร ที่องค์กรจะเริ่มเข้าไปสู่ตลาดแรงงานโดยทั่วๆ ไป การตัดสินใจในเรื่อง ต้นทุนต่อการจ้างงานโดยรวม (Gross–cost–per–hire) จะพิจารณาจากการนำต้นทุนทั้งหมดของการสรรหา (TCOR) หารด้วยจำนวนของพนักงานที่จ้างเข้ามา
ทำงาน (NH)Gross–cost–per–hire = TCORNH
Human Resource Management
การคำนวณอย่างง่ายๆ ข้างต้นนี้จะมีประโยชน์ในขั้นแรก แต่ยังขาดข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับ
ค่าใช้จ่ายที่จำเป็นสำหรับการวางแผนในอนาคตดังต่อไปนี้
1. ต้นทุนพนักงาน (Staff cost) ได้แก่ เงินเดือน ผลประโยชน์ ค่าล่วงเวลา
2. ต้นทุนการปฏิบัติงาน (Operations cost) ได้แก่ โทรศัพท์ แฟกซ์ ค่าใช้จ่ายในการ
เดินทาง และค่าครองชีพระหว่างการสรรหา ค่าธรรมเนียมวิชาชีพและค่าบริการ (ค่านายหน้า ที่ปรึกษา)
3. ค่าใช้จ่ายในการโฆษณา (วิทยุ ทีวี หนังสือพิมพ์ วาสาร และป้ายโฆษณา) ค่ายาสำหรับ
การตรวจสุขภาพก่อนเข้าทำงาน บริการทางข้อมูลต่างๆ (brochures แนะนำองค์กร วารสารต่างๆ) ค่าอุปกรณ์ เครื่องมือ และค่าไปรษณีย์
4. ค่าใช้จ่ายประจำ ค่าใช้จ่ายในการเช่าอุปกรณ์อำนวยความสะดวกต่างๆ เฟอร์นิเจอร์เครื่องมือต่าง ๆการวิเคราะห์แหล่งของการสรรหา (Source analysis)การวางแผนการสรรหาจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นต้องทำการวิเคราะห์แหล่งของการสรรหาการวิเคราะห์แหล่งการสรรหา ประกอบด้วย 3 ประเภท คือ ต้นทุนต่ออัตราการจ้างงาน (cost-per-hire)ช่วงเวลาที่ใช้ในการรับสมัครถึงเข้าทำงาน และอัตราจำนวนของผู้สมัครที่เกิดจากการจ้างงานจากแหล่งใดแหล่งหนึ่ง (source yield) แหล่งการสรรหาที่มีค่าใช้จ่ายแพงที่สุด ได้แก่ บริษัทจัดหางาน (privateemployment agencies) และองค์กรในการสรรหาผู้บริหารระดับสูง (executive search firms) เนื่องจากค่าธรรมเนียมค่าบริการดังกล่าวมีราคาสูง เท่ากับ 35 % ของเงินเดือนปีแรกของพนักงานที่เข้าทำงานรองลงมาคือ การสรรหาทางภาคสนาม (field trips) คำนึงถึงทั้งค่าใช้จ่ายในการโฆษณาประชาสัมพันธ์ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และค่าครองชีพผู้สรรหา ส่วนแหล่งที่มีค่าใช้จ่ายน้อยคือการโฆษณา การเขียนใบสมัครส่งเข้ามา และการโยกย้ายหรือการเลื่อนตำแหน่งภายในองค์กร นอกจากนี้การแนะนำบุคคลเข้ามาสมัครและการเข้าสมัครงานเองถือว่าเป็นแหล่งของการสรรหาที่ราคาถูกที่สุดแหล่งของการสรรหาบุคลากร (Source of Recruitment)
โดยทั่วไปแหล่งการสรรพาบุคลากรมีอยู่ 2 แหล่ง
• การสรรหาจากภายในองค์กร
• การสรรหาจากภายนอกองค์กร
การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
การสรรหาจากแหล่งภายในองค์กร
การสรรหาจากภายในองค์กร หมายถึง การคัดเลือกจากคนในองค์กรที่มีความรู้
ความสามารถโดยการสับเปลี่ยนโอนย้ายและเลื่อนตำแหน่งขึ้นมา
นโยบายการสรรหาภายในองค์กร (Internal Organization Policies)
นโยบายการส่งเสริมบุคคลจากภายในองค์กรมีผลดีหลายประการ คือ
1. เป็นการประชาสัมพันธ์ที่ดีต่อองค์กร
2. เป็นการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับบุคคลในองค์กร
3. ช่วยกระตุ้นเร่งเร้าคนที่ดี ซึ่งต้องการความก้าวหน้าและความทะเยอทะยาน
4. เป็นการพิสูจน์ความน่าจะเป็นของการคัดเลือกที่ดี
5. เป็นการเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการสรรหาจากภายนอกโดยทั่วไป ในกรณีที่มีตำแหน่งว่าง อาจเกิดจากคนเก่าลาออก หรือคนเก่าได้รับการเลื่อนตำแหน่งสูงขึ้น หรือจากสาเหตุใด ๆ ก็ตาม องค์กรอาจเปิดโอกาสให้มีการเลื่อนตำแหน่งให้กับบุคคลที่อยู่ภายในองค์กรก่อนเป็นอันดับแรก เพื่อบรรจุแทนในตำแหน่งที่ว่างนั้น ซึ่งอาจใช้วิธีการประเมินผล
งานที่ผ่านมา หรือการประกาศรับสมัครเพื่อทำการทดสอบแข่งขัน เพราะนอกจากจะได้บุคคลที่มีความสามารถแล้ว ยังจะได้บุคคลที่มีความพร้อมอีกด้วย อย่างไรก็ตาม กระบวนการสรรหา และคัดเลือกบุคลากรจากภายในองค์กรนั้น จึงต้องมีการพิจารณาที่ดี เพราะอาจส่งผลเสียหายให้กับตัวของบุคลากรเอง และต่อองค์กรด้วย เนื่องจากอาจเกิดลำเอียงในการประเมินผลงานจากหัวหน้า อย่างไรก็ดีการดำเนินนโยบายเช่นนี้ ก็เป็นที่นิยมใช้กันค่อนข้างมาก เพราะเป็นการเสริมสร้างขวัญและกำลังใจให้กับคนในองค์กร ถือเป็นการตอบแทนความจงรักภักดี ให้กับบุคลากรขององค์กร ที่ทุ่มเททำงานให้กับองค์กรมาเป็นเวลานาน แต่ในเวลาเดียวกัน การสรรหาโดยการเลื่อนตำแหน่ง หรือการโยกย้าย
บุคลากรภายในนั้น ก็มีผลเสียด้วยเช่นกัน กล่าวคือ หากองค์กรมีระบบที่รองรับในเรื่องนี้ไม่ดี หรือขาดความโปร่งใสและยุติธรรม ก็อาจเกิดผลเสียตามมาได้ โดยเฉพาะการยอมรับของบุคลากรแต่ละระดับซึ่งเป็นปัจจัยที่นำไปสู่ความขัดแย้งภายในองค์กรได้
Human Resource Management
วิธีการสรรหาจากแหล่งภายใน (Internal Recruiting Method)
การสรรหาภายในมีวิธีการที่สำคัญอยู่ 5 วิธีด้วยกันคือ
1. การแจ้งตำแหน่งงานว่างและการคัดเลือกด้วยตนเอง (Job Posting : Self Selection) เป็นกระบวนการแจ้งข้อมูลให้พนักงานทราบว่ามีตำแหน่งงานใดที่เปิดรับสมัครอยู่
2. การใช้ทักษะ (Skill Inventories)
3. การใช้การอ้างอิงจากบุคคลภายใน (Referrals)
4. หัวหน้าทำหน้าที่คัดเลือกเอง
5. การจัดให้มีแผนงานพัฒนานักบริหาร (Executive Development Plan)
การสรรหาจากแหล่งภายนอกองค์กร (External Organization)
การสรรหาจากแหล่งภายนอกสามารถพิจารณาได้จากแหล่งต่าง ๆ ขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมายของความต้องการในการจ้างและผลการวิเคราะห์แหล่งต่าง ๆ แหล่งภายนอกนั้นประกอบด้วย
1. สำนักงานจัดหางานของรัฐ (Public Employment Services)
1.1 สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.)
1.2 กองการจัดหางานของกรมแรงงาน แระทรวงแรงงานและสวัสดิการสังคม
ข้อดี ของสำนักจัดหางานของรัฐ คือ
1. เป็นแหล่งที่เชื่อถือได้ เพราะเป็นของรัฐ
2. นายจ้างและผู้สมัครจะไม่เสียค่าใช้จ่ายแต่อย่างใด
ข้อเสียของสำนักจัดหางานของรัฐ คือล่าช้าไม่ทันการเพราะจะต้องผ่านขั้นตอนตามระเบียบราชการทั่วไป ถ้าเป็นเรื่องความต้องการแรงงานที่เร่งด่วนก็อาจไม่ทันการ
2. สำนักจัดหางานเอกชน (Private Employment Agencies)
ตัวแทนหรือนายหน้าจัดหางานเอกชน ก็คือ สำนักจัดหางานต่าง ๆ ที่มีใบอนุญาตประกอบกิจการจัดหางาน ซึ่งได้รับอนุญาตจากกรมแรงงาน กระทรวงแรงงาน ซึ่งส่วนใหญ่เราจะเห็นจากหน้าหนังสือพิมพ์
3. หน่วยจัดหางานของสถาบันการศึกษา (High School, Trade and Vocational Schools, Colleges, Professional Schools and Universities)โรงเรียนและสถาบันเป็นแหล่งที่สำคัญในการสรรหาบุคลากร ประเภทที่มีความรู้ความสามารถพิเศษ โดยเฉพาะสถาบันที่มีการสอนวิชาเฉพาะบางแขนง ในปัจจุบันนี้สถาบันต่าง ๆมักจะจัดสถานที่สำ หรับอำ นวยความสะดวกในการคัดเลือกนักศึกษา บริษัทใหญ่ ๆ จะส่งคณะกรรมการคัดเลือกมาทำการสอบสัมภาษณ์ หรือทดสอบนักเรียน นักศึกษาที่จะจบการศึกษา บาง กรณีบริษัทอาจติดต่อของจองตัวผู้กำลังเรียน ซึ่งมีผลการเรียนดีเด่น นอกจากนี้ในกรณีที่บริษัทต้องการคนงานและไม่สามารถติดต่อกับคนงานโดยตรงได้ ก็อาจขอให้สถานศึกษาเป็นคนกลางติดต่อให้ ในแทบทุกมหาวิทยาลัย จะมีหน่วยจัดหางาน ที่สังกัดอยู่ในกองกิจการนิสิตนักศึกษาหรือหน่วยจัดหางานที่ตั้งขึ้น เพื่อเป็นตัวกลางหาแหล่งงานให้นิสิต นักศึกษา ทั้งในระหว่างภาคฤดูร้อนและเมื่อสำเร็จการศึกษา ในบางมหาวิทยาลัยที่ตั้งขึ้นมานานทางหน่วยจัดหางานจะมีการติดต่อสัมพันธ์อย่างดีกับ
บริษัท องค์กร และหน่วยงานของรัฐบาลหลายแห่ง เมื่อหน่วยงานเหล่านี้มีตำแหน่งว่างก็จะแจ้งมายังหน่วยจัดหางานของทางมหาวิทยาลัย ซึ่งก็จะพิมพ์เป็นจุลสารแจ้งข่าวตำแหน่งว่างเหล่านี้แจกไปยังคณะต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัย ซึ่งก็จะติดไว้ที่บอร์ดให้นักศึกษาที่สนใจทราบ
4. จากผู้มาสมัครงานด้วยตัวเอง (Personal Application) หรือที่เรียกว่า Walk in
โดยผู้สนใจหางานทำมาสมัครเองที่หน่วยงาน องค์กรหลายแห่งใช้วิธีรับสมัครไว้ล่วงหน้า ทำการคัดเลือกจากใบสมัครและเก็บรายชื่อไว้ในบัญชี เพื่อรอการคัดเลือกอีกครั้งหนึ่งเมื่อมีตำแหน่งว่างและบัญชีนี้ต้องแก้ไขปรับปรุงอยู่เสมอ เพราะถ้าเก็บไว้นานเกินไปคนที่มาสมัครงานไว้อาจจะได้งานจากที่อื่นไปก่อนแล้วก็ได้
5. สมาคมที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคล หรือสมาคมวิชาชีพต่าง ๆ
สมาคมดังกล่าว ได้แก่ สมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย (Thailand ManagementAssociation) สมาคมจะมีเอกสารหรือวารสารแจกเกี่ยวกับตำแหน่งว่างอื่นๆ และมักจะให้ความร่วมมือบอกตำแหน่งว่างกับผู้สนใจสอบถาม และบางครั้งก็ช่วยลงเผยแพร่คุณสมบัติของผู้สมัครไว้ด้วยหน่วยงานนี้ก็เช่นเดียวกับหน่วยจัดหางานอื่น ๆ คือทำหน้าที่เป็นเพียงตัวกลางส่งข่าวสารจากผู้ ว่าจ้างมายังผู้สมัครงาน และจากผู้สมัครไปสู่ผู้ที่สนใจงาน ซึ่งก็เป็นแหล่งที่ผู้ต้องการรับสมัครงานใช้เป็นสื่อกลางในการติดต่อได้อีกทางหนึ่ง
6. ประกาศรับสมัครวิธีการนี้องค์กรสามารถสรรหาบุคลากรโดยประกาศผ่านทางสื่อสารมวลชน เช่น วิทยุโทรทัศน์ หนังสือทัศน์ หรือปิดประกาศตามแหล่งต่าง ๆ เพื่อดึงดูดบุคคลที่มีความเหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ ให้สนใจสมัครเข้ารับการคัดเลือกจากองค์กร
7. วันตลาดนัดแรงงาน (Labor Market Day)
การจัดตลาดแรงงานจะได้รับความร่วมมือจากบริษัทห้างหุ้นส่วนต่าง ๆ งานดังกล่าวนี้มี
จุดประสงค์เพื่อแนะนำอาชีพต่าง ๆ และพร้อมที่จะเปิดรับสมัครผู้คนต่าง ๆ ให้เข้ามาทำงานในตำแหน่งว่างต่าง ๆ ของวันเวลาที่ได้จัดขึ้นมาจริงๆ การจัดตลาดนัดแรงงานจะถูกโฆษณาตามหนังสือพิมพ์ต่าง ๆหน่วยราชการและสถานที่ที่ให้บริการเกี่ยวกับการจัดหางานทำสถานที่ที่จัดมักจะถูกกำหนดขึ้นตามเมืองใหญ่ที่มีผู้คนอยู่เป็นจำนวนมาก และจะมีทีมงานที่พร้อมจะให้คำแนะนำต่าง ๆ แก่ผู้ที่มีความสนใจ
8. แหล่งอื่นๆ (Other Sources)
จากศูนย์ส่งเสริมวิชาชีพคนพิการ หรือจากสถานฝึกอาชีพของคนบางประเภท ซึ่งมีการอบรมและฝึกหัดให้ปฏิบัติงานบางอย่าง เป็นต้นเทคนิควิธีการสรรหาพนักงาน(Recruiting Techniques-How to Get Them In)
ในการจัดหาคนเข้ามาทำงานในองค์กรมีวิธีการต่างๆ ที่อาจนำมาใช้ได้ตามความเหมาะสมกับลักษณะงาน ดังต่อไปนี้
1. วิธีส่งผู้สรรหาเดินทางไปรับสมัคร (Traveling Recruiter) ส่วนมากบริษัทใหญ่ๆ มักจะส่งคณะกรรมการสรรหาคัดเลือกมาทำการสอบสัมภาษณ์หรือทดสอบนักเรียน หรือนักศึกษาในสถาบันการศึกษาหรือมหาวิทยาลัยในช่วงที่นักศึกษากำลังจะจบการศึกษา บางกรณีก็อาจจะจองตัวไว้ก่อน ตามขั้นตอนการสรรหาจากสถาบันการศึกษา นอกจากนี้ในวันจัดตลาดนัดแรงงานก็จะมีตัวแทนของบริษัทหรือหน่วยงานต่างๆ ไปรับสมัครด้วยตนเอง
2. วิธีโฆษณาตามหนังสือพิมพ์ (Newspapers Advertisement) คำว่าหนังสือพิมพ์ในที่นี้หมายถึง ทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ จะมีคอลัมน์รับสมัครงานอยู่เป็นประจำ
3. วิธีการประกาศตามสื่อมวลชนแขนงต่างๆ (Mass Media) เช่น ทางโทรทัศน์ หรือทาง
สถานีวิทยุในรายการต่างๆ
4. ให้พนักงานที่ทำงานในองค์กรเป็นผู้แนะนำให้ (Recommendation) พนักงานที่ทำอยู่แล้วย่อมรู้ถึงสภาพความเป็นไปขององค์กร และลักษณะของงานที่ทำดีอยู่แล้ว จึงอาจแนะนำบุคคลที่ตนเห็นว่าเหมาะสมกับงานที่ทำ แต่การใช้วิธีการนี้พึงระมัดระวัง เพราะโดยทั่วไปพนักงานมักจะแนะนำพวกญาติมิตรหรือพวกพ้องของตนเท่านั้น วิธีการสรรหาโดยการแนะนำก็ได้รับความนิยมจากผู้บริหารงานจำนวนไม่น้อย โดยมีเหตุผลแสดงว่ากิจการได้รับความไว้วางใจจากพนักงานภายในองค์กรและพนักงานมีความหวังดีต่อองค์กรจึงพยายามเลือกบุคลากรซึ่งพยายามเลือกบุคลากรซึ่งเห็นว่าเป็นคนเหมาะสม เท่ากับเป็นการช่วยลดภาระของฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลในเรื่องของการสรรหาและ
คัดเลือกลงไปส่วนหนึ่ง
5. การติดต่อผ่านสหภาพแรงงาน (Labor Unions) สหภาพแรงงานจะให้ความสะดวกในแง่ที่ว่า อาชีพแต่ละอาชีพจะรวมกลุ่มต่างๆ เมื่อต้องการแรงงานประเภทใดก็อาจติดต่อผ่านสหภาพแรงงานนั้นได้โดยตรง หากงานประเภทใดมีน้อยทางสหภาพแรงงานก็จะจัดสรรให้ด้วยแรงงานที่ได้จากสหภาพแรงงานมักจะได้มาตรฐานและเชื่อถือได้เพราะมีข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับแรงงานทุกอย่างนอกจากนี้สหภาพแรงงานยังเป็นผู้ค้ำประกันและรับผิดชอบคนงานอีกด้วย
6. การยื่นใบสมัคร (Casual Applicant) เป็นการให้ผู้สมัครมายื่นความจำนงไว้ โดยการมาเขียนใบสมัครไว้ (Walk in) หรือส่งจดหมายสมัครงานทางไปรษณีย์ (Mail) เมื่อองค์กรมีตำแหน่งว่างก็อาจเลือกจากใบสมัครต่างๆ หาคนที่เหมาะสม แล้วเรียกมาสัมภาษณ์หรือคัดเลือกเข้าทำงานได้เลย
7. การจ้างญาติพี่น้องเข้ามาทำงาน (Nepotism) ซึ่งความเป็นจริงไม่ถือว่าเป็นโครงการ
คัดเลือกบุคคลเข้าทำงานโดยตรง แต่ในทางปฏิบัติสำหรับองค์กรแบบครอบครัวเป็นเจ้าของมักนิยมใช้วิธีนี้ เพราะเกี่ยวกับความไว้วางใจซึ่งกันและกัน
8. การจ้างแรงงานเป็นครั้งคราว (Leasing) สำหรับงานบางอย่างมีความต้องการในบางเวลาหรือเมื่อมีความจำเป็นเท่านั้น เช่น งานทางด้านบำรุงรักษา (maintenance) งานเก็บกวาดดูแลสถานที่(janitorial service) และงานเสมียน (clerical operation) เป็นต้น องค์กรอาจจ้างงานคนงานให้ทำงานเป็นรายชั่วโมงหรือรายวันตามความจำเป็น เมื่อเสร็จงานแล้วก็หมดหน้าที่ไป วิธีนี้จะทำให้ลดค่าแรงได้มาก เพราะไม่ได้จ่ายเป็นรูปเงินเดือนประจำ แต่จะจ่ายเมื่อต้องการทำงานเท่านั้น ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเก็บประวัติบันทึกเกี่ยวกับคนงาน ลดค่าใช้จ่ายด้านสวัสดิการและผลประโยชน์เกื้อกูล
(fringe benefits) และช่วยลดอัตราการหมุนเวียนของแรงงาน (laboor turnover) อย่างไรก็ดี การใช้วิธีนี้เพียงใด องค์กรจะต้องดูความเหมาะสมของลักษณะงาน ความรู้ความชำนาญของคนงานที่จะจ้างและกฎหมายเกี่ยวกับการจ้างแรงงานว่ามีโอกาสให้ทำได้เพียงใดอย่างไรก็ตามองค์กรต่างๆ ควรพิจารณาหลักการทั่วไปในการสรรหาบุคลากร (Principle ofPecruitmut)
1. พิจารณาวางแผนกำลังคน (Manpower Plan) ของหน่วยงานให้รอบคอบทั้งในระยะสั้น 1-2ปี และระยะยาว 3-5 ปี โดยคำนึงถึงปัจจัยแวดล้อมทางธุรกิจ “5C” คือ
- ลูกค้า (Customer)
- คู่แข่ง (Competitors)
- ต้นทุน (Cost)
- เทคโนโลยี (Change of Technology)
- ความผันผวนที่ไม่คาดคิด เป็นวิกฤตการณ์ต่างๆ (Crisis)
2. ก่อนที่จะรับพนักงานคนใดเข้าทำงานตามแผน ควรพิจารณาทางเลือกอื่นๆ ในการใช้
คนทำงานควบคู่ไปด้วย อาทิ การจ้างเหมา การนำเทคโนโลยีทันสมัยมาใช้แทนคน การจ้างชั่วคราวการใช้บริการของบริษัทอื่นๆ ฯลฯ
3. พิจารณาคุณสมบัติของพนักงานที่อยู่กับบริษัทมาก่อน ควรพิจารณารับเข้าทำงานใน
ตำแหน่งที่ว่างนั้นดูก่อน
4. หากประสงค์จะรับพนักงานใหม่เข้าทำงาน ควรพิจารณาการรับเข้าทำงานในตำแหน่งงานระดับปฏิบัติการด้านต้นๆ เสียก่อน แล้วค่อยส่งเสริมให้ก้าวหน้าตามโอกาสต่อไปภายหลัง
5. ส่วนมากจะรับพนักงานที่มีอายุน้อยเข้าทำงานก่อน
6. ใช้หลักคุณวุฒิ (Merit) ในการพิจารณารับพนักงานใหม่เข้าทำงาน
7. พิจารณา “แวว” หรือ “ศักยภาพ” (Potential) ของพนักงานที่จะสามารถเรียนรู้งานเร็วและเติบโตก้าวหน้าต่อไป
ปัญหาเกี่ยวกับการสรรหาที่เกิดขึ้นกับวิสาหกิจ SMEs
1. ไม่ให้ความสำคัญกับการสรรหา
2. ไม่มีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการสรรหา
3. คิดว่างานใน line การผลิตคืองานกรรมกรใครก็ทำได้
4. ไม่เคยคำนึงถึงต้นทุนในการสรรหาพนักงาน
5. ใช้วิธีการสรรหาง่ายๆ แบบตั้งรับ
6. คิดถึงการสรรหาจากภายนอกองค์กร มากกว่าภายในองค์กร
7. สรรหาเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (ไม่มีการวางแผน)
8. มีข้อจำกัดเกี่ยวกับแหล่งในการสรรหา
9. ลักษณะงานไม่จูงใจให้มีผู้มาสมัครงาน
10. ไม่มีเวลาสรรหาเนื่องจากมีความจำเป็นเร่งด่วนใน line การผลิต
แบบฟอร์มใบสมัครงาน
แบบฟอร์มใบสมัคร (Developing and using opplieolion forms) เป็นเครื่องมือสำหรับการรวบรวมข้อมูลของผู้สมัครงาน เกี่ยวกับคุณสมบัติส่วนตัว เช่นครอบครัว การศึกษา ภูมิลำเนา และประสบการณ์ที่ผ่านมา รวมทั้งข้อมูลอื่นๆจุดมุ่งหมายในการใช้ใบสมัครงาน (Purpose of Application forms)
สำหรับนายจ้าง ใบสมัครงานเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการสรรหา และเป็นขั้นตอนแรกของการคัดเลือกพนักงาน บางองค์กรอาจจัดให้มีการสัมภาษณ์อย่างสั้นเพื่อกลั่นกรองก่อนแจกใบสมัครให้กรอก ในใบสมัครจะมีข้อมูลที่ทำให้สามารถศึกษาได้ ดังนี้
• ผู้สมัครมีการศึกษาและประสบการณ์เพียงพอที่จะทำงานหรือไม่
• สามารถสรุปความก้าวหน้าและการเติบโตจากงานที่เคยทำมาก่อน
• ความมั่นคงและตั้งใจของผู้สมัครจากงานที่ทำมาก่อน
• คาดคะเนโอกาสในการทำงานให้ประสบความสำเร็จ
โอกาสที่เท่าเทียมกันและใบสมัครงาน (Opportunity and Application forms) นายจ้างต้องแน่ใจว่าใบสมัครต้องไม่ขัดต่อกฎหมายความเท่าเทียมกันในการจ้างงาน (Employee laws) รายการที่ควรพิจารณาในใบสมัครมีดังนี้ 1. รายละเอียดส่วนตัว เช่นอายุ เพศ วันเกิด สถานภาพสมรส ฯลฯ
2. สัญชาติเป็นเรื่องจำเป็นเพราะ ถ้าไม่ใช่สัญชาติไทยจะมีปัญหาเรื่องวีซ่า และใบอนุญาตทำงานเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย
3. ศาสนา ดูเผินๆ เหมือนไม่จำเป็น แต่งานบางอย่างมีผลกระทบกับบางศาสนา เช่นบาง
วิสาหกิจทำงานวันอาทิตย์ เพื่อประหยัดค่าไฟ ทำให้พนักงานที่นับถือคริสต์ศาสนาไม่
สามารถไปโบสถ์ได้
4. สถานที่เกิด หรือภูมิลำเนาเดิม อาจช่วยเป็นข้อมูลให้สามารถประเมินทักษะการ
ปฏิบัติงานของพนักงานได้ หรืออาจมีความจำเป็นต้องใช้หากมีการทุจริตเกิดขึ้นใน
อนาคต
5. บัตรประจำตัวประชาชน ต้องเป็นบัตรที่ยังไม่หมดอายุ
6. สถานภาพสมรส มีความจำเป็นมากโดยเฉพาะในโรงงานอุตสาหกรรมที่มีมักมีปัญหาเรื่องชู้สาวเกิดขึ้นบ่อยๆ
7. การศึกษา มักถามถึงวันเข้าศึกษาและวันที่สำเร็จการศึกษารวมทั้งสถาบันที่จบ ควรให้
แนบหลักฐานยืนยันมาด้วย
8. ภูมิหลังด้านการเป็นทหาร เพื่อพิจารณาความถูกต้องตามกฎหมายของการเข้ารับราชการทหาร
9. ข้อมูลอาชญากรหรือการถูกดำเนินคดี เพื่อป้องกันการรับผู้ประพฤติตนผิดกฎหมายเข้าทำงาน
10. ประวัติการทำงาน ควรเรียกจากงานปัจจุบันหรืองานล่าสุดแล้วเรียงถอยหลังไปเพราะงานปัจจุบันมีความน่าสนใจต่อการพิจารณามากที่สุด
11. การพัฒนาและฝึกอบรม เพื่อประเมินการเรียนรู้และการใส่ใจในการพัฒนาตนเอง
12. การเป็นสมาชิกองค์กรต่างๆ เพื่อพิจารณาการเข้าสังคม
13. บุคคลอ้างอิง สำหรับการตรวจสอบประวัติ
14. บุคคลที่สามารถติดต่อได้กรณีฉุกเฉิน__
